Was sind Schnittstellen? Und warum braucht Ihr ERP-System eine Schnittstelle?

APIs (Application Pogramming Interfaces) also Schnittstellen fungieren als Adapter zwischen ERP-System und Anwendungsprogrammen.

Moderne ERP-Systeme vereinen bereits viele Betriebsprozesse in sich, jedoch nie alle, die man sich wünscht. Oder die Qualität einzelner Prozesse ist unbefriedigend. Um solche Prozesslücken zum ERP-System zu schliessen, kommen verschiedene Unterstützungssoftwares zum Einsatz. Diese wiederum werden mit Daten aus dem ERP-System befüllt. Schnittstellen sorgen für den automatischen Datenaustausch und integrieren die Unterstützungssoftwares in das ERP-System. Bei der täglichen Arbeit sind die unterschiedlichen Systeme kaum noch spürbar.

Schnittstellen von Trade Monkey verschaffen Überblick

Was sind Schnittstellen? Und warum braucht Ihr ERP-System eine Schnittstelle?

Schnittstellen benötigen folgende Elemente:

  • Verbindung (Internet)
  • Transferformat (z. B. XML oder JSON)
  • Übertragungsservice

Diese drei Elemente können unterschiedlich ausgestattet werden, um individuelle Ansprüche in Bezug auf Sicherheit, Perfomance und Datenkompatibilität zu erfüllen.

Arten von Schnittstellen

Es gibt ganz unterschiedliche Ansätze, um eine Schnittstelle aufzubauen, von daher gibt es nicht die eine richtige Lösung. Die Schnittstelle muss zu den Rahmenbedingen des Unternehmens passen und den Prozess einwandfrei abdecken – ganz nach dem Motto «So gut wie nötig und nicht so gut wie möglich». Des Weiteren muss die Kommunikationsrichtung geklärt sein: Werden die Daten nur aus dem ERP-System abgeholt oder werden sie auch wieder ins ERP-System zurückgeschrieben?

Werden die Daten lediglich abgeholt, genügt eine Übertragung mittels SFTP (Secure File Transfer Protocol). Hier müssen die Elemente Transferformat und Übertragungsservice noch festgelegt werden.

Zur Kommunikation in beide Richtungen eignet sich besser eine REST-API (Representational State Transfer-API). Hier sind die Elemente weitestgehend definiert, die Inhalte und Prozesse innerhalb der Schnittstelle müssen noch abgestimmt werden.

Mehrwert im Prozess

Der Sinn einer Schnittstelle ist dann gegeben, wenn die bereits erfassten Daten nicht nochmals manuell übertragen werden müssen und wenn der Prozessabschluss ersichtlich ist – z. B. in Form einer Bestätigungsnachricht, Statusanzeige oder E-Mail. Eine Schnittstelle sollte das ERP-System möglichst nicht beeinflussen. Felder, die nur in der Unterstützungssoftware benötigt werden, sollen auch nur dort gepflegt werden müssen und nicht das ERP-System belasten. Jegliche Anpassung im ERP-System kann weitreichende Folgen haben, die vorerst unbemerkt bleiben. So können die Probleme beispielsweise erst bei einem Releasewechsel oder Update auftreten.

Beispielprozesse

Erfahren Sie mehr über zwei konkrete Prozesse, die wir bei Trade Monkey in verschiedenen Ausführungen umgesetzt haben:

Software «Swiss e-dec» für Ausfuhr / Export

Eine e-dec (electronic declaration) der «Veranlagungsverfügung Ausfuhr» besteht aus dem Formularkopf und den Warenpositionen. Im Kopf werden grundsätzlich Daten wie Empfängeradresse und Anmeldenummer benötigt. Weitere Informationen wie Exporteur, Veranlagungstyp usw. werden in der Schnittstelle hinterlegt und müssen nicht übermittelt werden.

In der Warenposition befinden sich Felder wie: Zolltarifnummer, statistischer Warenwert, Eigenmasse, Rohmasse, Packstück mit Angaben und Unterlagen mit Angaben (z. B. eine Proformarechnung). Je nach Produkt sind noch weitere Daten notwendig. Auch hierzu werden in der Schnittstelle die Zolltarifnummern mit den korrekten Parametern hinterlegt.

Um die Schnittstelle bedienen zu können, wird eine Datei im Format XML oder JSON benötigt. Dieses File soll nach seiner Erstellung automatisch in einem definierten Ordner gespeichert werden, von wo aus es mittels vorinstallierten Service via SFTP an den Trade Monkey-Server übertragen wird. Als Antwort erhält der hinterlegte Absender eine E-Mail mit der e-dec oder eine Fehlermeldung. Im letzteren Falle kann die e-dec direkt im «Swiss e-dec» korrigiert und erneut an den Zoll gesendet werden.

Trade Monkey stellt Ihnen gerne Excel-Vorlagen zur Verfügung, um daraus eine XML-Datei zur erstellen. Anpassungen am ERP-System sind dadurch überflüssig.

Software «Swiss Sanctions» zur Sanktionslistenprüfung

Für den Prozess der Sanktionslistenprüfung ist die REST-API-Schnittstelle die richtige Wahl. Dabei werden laufend Namen aus dem ERP-System geprüft und Ergebnisse in Form von Statusmeldungen oder Suchresultaten zurückerhalten. Die Statusrückmeldung ist im ERP-System für weitere Aktionen nutzbar, z. B., um eine Sperrung von Transaktionen wie Bestellungserfassung, Offertenerstellung usw. einzurichten. Dazu bestehen in «Swiss Sanctions» folgende Status:
– Whitelist = der Name wurde geprüft und es konnte kein Treffer festgestellt werden
– Blacklist = der Name befindet sich auf einer Sanktionsliste und ist dauerhaft gesperrt
– In Checking = der Name befindet sich in Prüfung und kann bis zur endgültigen Beurteilung nicht für weitere Aktionen genutzt werden

Grenzen von Schnittstellen

Schnittstellen haben das Ziel, Arbeit zu reduzieren und nach einem Initialaufwand (Fixkosten) durch die Transaktionskosten (variable Kosten) zu sparen. Damit die Initialkosten innert vertretbarer Zeit amortisiert werden, ist ein gewisses Transaktionsvolumen unabdingbar. Schnittstellen sind gut geeignet für standardisierte, repetitive Prozesse, jedoch nicht für komplexe oder sich ändernde Abfolgen.

Bei Fragen rund um Schnittstellen helfen wir Ihnen gerne weiter.

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