Die vom BAZG bereitgestellten Dateien enthalten viel mehr Informationen, als Sie vielleicht denken. Trade Monkey zeigt Ihnen, wie sie diese nutzen, um Prozesse zu optimieren oder sogar zu automatisieren.
Seit dem Obligatorium für die eVV (elektronische Veranlagungsverfügungen), das seit 1. März 2018 in Kraft ist, hat sich einiges getan. Die EZV (Eidgenössische Zollverwaltung) heisst jetzt BAZG (Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit) und auch im Bereich der Webtechnologie gab es Weiterentwicklungen. Microsoft hat zum Beispiel Tools wie Power BI oder Power Query verbessert, um Daten einfacher und schneller zu analysieren und aufzubereiten.
Eines hat sich nicht verändert, nämlich die eVV im Format XML (Extensible Markup Language) und deren Inhalt. Viele Unternehmen laden sich die eVV herunter und archivieren das XML, weil es die GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) so vorsieht. Das ganze Potenzial, welches das XML-File in digitalisierter Umgebung bietet, wird oft kaum oder zu wenig genutzt.
Bereitgestellt werden die beiden Kategorien eVV Import und eVV Export. Mit der eVV Import ist auch das eBorderau (Tageszusammenfassung) und eine Aufteilung in eVVZ (Zoll) resp. eVVM (Mehrwertsteuer) abrufbar. Je nach Bezugskanal wird ein ZIP-File mit XML- und PDF-Dokumenten oder ein Datenset in XML und HTML (Hypertext Markup Language) heruntergeladen. In beiden Fällen ist das XML-File zur revisionstauglichen Archivierung vorgesehen, während die PDF- und HTML-Dokumente zur Visualisierung der Inhalte dienen.
Wir laden die XML- und HTML-Files täglich vom Zoll-Server herunter und speichern sie auf nach ISO 27001 zertifizierten Servern in der Schweiz. Dann werden die XML-Daten extrahiert und in einer Datenbank erfasst. Dieser Prozess ermöglicht es, die Daten in einem Browser zu visualisieren und eine Vielzahl von Suchparametern anzuwenden. Da sich die Daten in einer Datenbank befinden, können verschiedene Reports erstellt werden, etwa in Form einer CSV-Datei (Comma-separated values). Das CSV-Format hat den Vorteil, dass es nicht nur mit Excel, sondern auch mit Alternativen wie OpenOffice Calc kompatibel ist.
Im Import können Datenexporte für das Mehrwertsteuer-Reporting genutzt werden. Hierzu verwenden wir die Daten aus dem eBorderau. Der Vorteil dabei ist, dass die Mehrwertsteuer- und Zolldaten inklusive Rückerstattungen pro eVV-Deklaration aufgelistet sind. Die in den eVV enthaltenen Daten sind bis auf die Zolltarifnummer heruntergebrochen und können für statistische Reports eingesetzt werden, etwa zum Vergleichen des Frachtaufkommens pro Lieferant oder Spediteur. Auch wichtige Daten für Rückerstattungen von Steuern und Abgaben sind extrahierbar, z. B. bei landwirtschaftlichen Gütern (bspw. Milch oder Zucker), VOC (Volatile Organic Compounds) oder Mineralölen.
Exportseitig besteht lediglich das Dokument «eVV Export». Die Daten daraus können für den Quervergleich der mehrwertsteuerfreien Exportlieferungen genutzt werden. Für den Export können die gleichen Reports wie beim Import genutzt werden, so auch die Daten für die Rückerstattungen.
Wir haben jahrelange XML-Erfahrung und unterstützen Sie in allen Fragen der Digitalisierung von Prozessen oder ganz punktuell – von der Datenzusammenstellung bis hin zur automatisierten Aufbereitung mittels Power Query in MS Excel. Wir verfolgen den Ansatz «Tue das Richtige, und das richtig». Bei Fragen oder einem konkreten Anliegen, kontaktieren Sie uns.
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