FAQ Zollsoftware

Die Nutzung digitaler Lösungen kann Unternehmen dabei helfen, Zollverfahren effizienter zu gestalten:

Elektronische Zollanmeldung:
Viele Länder bieten mittlerweile die Möglichkeit, Zollanmeldungen elektronisch durchzuführen. Unternehmen können dafür spezielle Software oder Online-Plattformen nutzen, um die notwendigen Informationen digital zu übermitteln.

Automatisierte Datenverarbeitung:
Durch den Einsatz von Datenautomatisierungstechnologien können Unternehmen ihre Zolldaten schneller und genauer verarbeiten. Dies umfasst die automatische Erfassung und Übermittlung von Daten mit Schnittstellen.

Cloud-basierte Plattformen:
Die Nutzung von Cloud-Plattformen ermöglicht es Unternehmen, ihre Daten sicher zu speichern und von verschiedenen Standorten aus darauf zuzugreifen. Dies fördert die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zwischen den verschiedenen Akteuren in der Lieferkette.

Schulungen und Schulungsmaterial:
Um den Mitarbeitern die Nutzung digitaler Lösungen zu erleichtern, sollten Unternehmen Schulungen und Schulungsmaterialien bereitstellen. Dies hilft, die Effizienz und Genauigkeit der Zollabwicklung zu verbessern.

Die Notwendigkeit einer Software zur Übermittlung elektronischer Ausfuhranmeldungen (e-dec) hängt von den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens ab. Zum einen muss das Volumen und die Komplexität berücksichtigt werden. Mit dem Modul Swiss e-dec kann bei kleineren Sendungsvolumen mit Vorlagen gearbeitet werden um so repetitiven Aufwand zu reduzieren. Bei grösserem Sendungsvolumen oder vielen Zollpositionen kann sich der Einsatz einer Schnittstelle lohnen und so direkt aus dem ERP- System eine Ausfuhr erstellen.

1. Verpflichtende elektronische Zollanmeldung:
Bei Lieferungen mit den Incoterms FCA und höher, wird eine Ausfuhranmeldung vorgeschrieben.

2. Hohes Exportvolumen:
Wenn Ihr Unternehmen ein hohes Volumen an Exporten hat, kann die manuelle Bearbeitung von Ausfuhranmeldungen zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Eine Software kann den Prozess automatisieren und die Effizienz steigern.

3. Integration mit Unternehmenssystemen:
Wenn Sie eine nahtlose Integration zwischen Ihren internen Unternehmenssystemen (z. B. Warenwirtschaft, Lagerverwaltung) und den Zollsystemen wünschen, kann eine spezielle Software diese Verbindung herstellen.

4. Notwendigkeit von Echtzeitinformationen:
Wenn Sie in Echtzeit auf Zollinformationen zugreifen müssen, um beispielsweise den Status Ihrer Ausfuhren zu überwachen oder auf Anfragen der Zollbehörden zu reagieren, kann eine Softwarelösung mit Echtzeitfunktionalitäten von Vorteil sein.

Die elektronische Veranlagungsverfügung (eVV) spielt eine entscheidende Rolle sowohl beim Import als auch beim Export, da sie verschiedene Vorteile bietet, um den Zollprozess zu optimieren und zu vereinfachen. Hier sind einige Gründe, warum die eVV essenziell ist:

Beim Import:

1. Beschleunigung des Zollabwicklungsprozesses:
Die eVV ermöglicht eine schnellere Bearbeitung der Importveranlagung durch die Zollbehörden. Elektronische Prozesse sind in der Regel effizienter als manuelle, papierbasierte Verfahren, was zu verkürzten Wartezeiten und schnelleren Freigaben führt.

2. Reduzierung von Papierkosten:
Durch den Übergang zu elektronischen Verfahren können Unternehmen Papierkosten einsparen. Dies umfasst die Reduzierung von Papierdokumenten, Druck- und Versandkosten, was auch umweltfreundlicher ist.

3. Minimierung von Fehlern:
Elektronische Verfahren reduzieren das Risiko menschlicher Fehler bei der Dateneingabe und -übermittlung. Dies führt zu genauen und präzisen Informationen, was wiederum zu einer reibungsloseren Zollabwicklung beiträgt.

Beim Export:

1. Effiziente Exportabwicklung:
Ebenso wie beim Import beschleunigt die eVV den Exportprozess. Dies ist besonders wichtig, um Lieferketten effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass Waren pünktlich an ihren Bestimmungsort gelangen.

2. Bessere Überwachung und Transparenz:
Die elektronische Verarbeitung ermöglicht eine bessere Überwachung des Exportprozesses. Unternehmen können den Status ihrer Ausfuhren in Echtzeit verfolgen und sind besser in der Lage, auf eventuelle Probleme oder Verzögerungen zu reagieren.

3. Einheitliche Daten für Zollbehörden:
Die eVV stellt sicher, dass die Zollbehörden Zugang zu einheitlichen und präzisen Daten haben. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Zollbehörden, da korrekte Informationen den Zollprozess verbessern.

4. Compliance mit gesetzlichen Anforderungen:
Elektronische Verfahren erleichtern die Einhaltung der Zollvorschriften. Die eVV kann dazu beitragen, sicherzustellen, dass alle erforderlichen Informationen und Dokumente gemäss den gesetzlichen Anforderungen vorliegen.

Für die Sicherheit sind zwei Aspekte wichtig. Zum einen geschützte und sichere Server und zum Anderen eine sichere Verbindung.

Sichere Server

Wir verwenden nur Server in der Schweiz, welche nach ISO 27001 zertifiziert sind und wir mit dem Provider ein SLA / DPA Vertrag haben.

Sichere Übermittlung

Hier stellt zum einen das BAZG mit Verschlüsselungen den gesicherten Datentransfer sicher und zum anderen verschlüsseln wir auch den Datentransfer mit https und einem Zertifikat.

Sie möchten mehr wissen? Gerne geben wir unser Know-how an Sie weiter. Wir instruieren Sie und Ihr Team, wie Sie Ihre Ausfuhren mit Swiss e-dec ganz einfach selbst verwalten können.

Mit Swiss e-dec kann der Datenverkehr direkt mit dem Senden validiert werden. Hierzu gibt es verschiedene Stufen, welche je nach Zolltarifnummern durchlaufen werden.

1. Automatisierte Prüfungen:

Das System prüft Eingaben mit den Stammdaten und erstellt eine Fehlermeldung

2. Echtzeitdatenintegration:

Mit dem Senden an den Zollserver werden die Daten validiert und Fehlermeldungen direkt im System angezeigt

3. Bewilligungspflichte Waren

Zolltarifnummer mit einer Bewilligungspflicht werden mit dem Elic (elektronisches Bewilligungssystem) abgeglichen. Sollte keine Registrierung vorliegen, kann keine e-dec empfangen werden.

Lückenlose Nachverfolgung

In Swiss e-dec kann jederzeit nachverfolgt werden, ob der Spediteur die e-dec verwendet hat und somit eine gültige eVV

Das manuelle Abgleichen von Sanktionslisten ist möglich, aber es ist eine zeitaufwändige und potenziell fehleranfällige Aufgabe. Sanktionslisten werden regelmässig aktualisiert, und die Vielzahl von Namen, Organisationen und Ländern erfordert eine genaue und sorgfältige Überprüfung.

Hier sind die grundlegenden Schritte, die Sie befolgen können, wenn Sie Sanktionslisten manuell abgleichen möchten:

1. Beschaffen Sie aktuelle Sanktionslisten:

• • Laden Sie die aktuellen Sanktionslisten von offiziellen Quellen herunter, wie zum Beispiel von den Vereinten Nationen, der Europäischen Union, dem US-Office of Foreign Assets Control (OFAC) und anderen relevanten nationalen Behörden.

2. Vergleichen Sie Namen:

• • Vergleichen Sie die Namen von Personen, Organisationen oder Ländern in Ihren Geschäftstransaktionen mit den Einträgen auf den Sanktionslisten. Achten Sie dabei auf mögliche Übereinstimmungen.

3. Verwenden Sie verschiedene Schreibweisen:

• • Berücksichtigen Sie, dass Namen in verschiedenen Schreibweisen oder Übersetzungen auftreten können. Verwenden Sie möglicherweise Synonyme, Spitznamen oder alternative Schreibweisen bei Ihrem Abgleich.

4. Berücksichtigen Sie Aliasnamen:

• • Einzelne Einträge in Sanktionslisten können Aliasnamen oder andere Identifikatoren enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie diese ebenfalls überprüfen.

5. Automatisierte Tools verwenden:

• • Wenn verfügbar, können Sie auch automatisierte Tools verwenden, um den Abgleich zu unterstützen. Es gibt Softwarelösungen und APIs (Application Programming Interfaces), die speziell für den Abgleich mit Sanktionslisten entwickelt wurden.

6. Dokumentation und Compliance-Aufzeichnungen:

• • Führen Sie eine genaue Dokumentation über Ihren Abgleich durch. Es ist wichtig, die Ergebnisse aufzuzeichnen, um im Falle von Audits oder Überprüfungen durch Aufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass Sie Sanktionslisten ordnungsgemäss überprüft haben.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die manuelle Überprüfung ihre Grenzen hat. In vielen geschäftlichen Umgebungen, insbesondere wenn es um grosse Datenmengen geht, ist die Verwendung von automatisierten Compliance-Tools, die auf maschinellem Lernen oder spezialisierten Algorithmen basieren, oft effizienter und genauer. Solche Tools können grosse Datenbanken in kurzer Zeit durchsuchen und dabei die Genauigkeit der Überprüfung verbessern.

REST (Representational State Transfer) ist ein Architekturstil, der für die Entwicklung von Netzwerkanwendungen verwendet wird. RESTful APIs (Application Programming Interfaces) sind Schnittstellen, die nach den Prinzipien von REST gestaltet sind. Hier sind die grundlegenden Konzepte und Funktionsweisen einer REST API-Schnittstelle:

1. Ressourcenidentifikation:
In REST steht alles, was über eine API zugänglich ist, als Ressource zur Verfügung. Ressourcen werden durch URIs (Uniform Resource Identifiers) identifiziert. Jede Ressource hat eine eindeutige URI, über die auf sie zugegriffen werden kann.

2. HTTP-Methoden:
REST verwendet die Standard-HTTP-Methoden, um Aktionen auf Ressourcen auszuführen. Die häufigsten HTTP-Methoden in RESTful APIs sind:

• • GET: Abrufen von Daten einer Ressource.
  • POST: Erstellen einer neuen Ressource.
  • PUT oder PATCH: Aktualisieren einer vorhandenen Ressource.
  • DELETE: Löschen einer Ressource.

3. Repräsentationen:
Daten werden in REST über standardisierte Formate ausgetauscht. Typische Formate sind JSON (JavaScript Object Notation) oder XML (eXtensible Markup Language). Diese Datenrepräsentationen werden in den Anfragen und Antworten verwendet.

4. Statuscodes:
HTTP-Statuscodes werden verwendet, um den Status der Anfrage anzuzeigen. Beispielsweise steht der Statuscode 200 für „Erfolg“, 404 für „Nicht gefunden“ und 500 für einen Serverfehler.

5. Zustandslosigkeit:
RESTful APIs sind zustandslos, was bedeutet, dass jede Anfrage vom Client alle Informationen enthält, die der Server benötigt, um die Anfrage zu verstehen und zu verarbeiten. Der Server speichert keine Informationen über den Zustand des Clients zwischen Anfragen.

Vorteile von REST APIs:

• • Einfache Schnittstellen: RESTful APIs sind einfach zu verstehen und zu verwenden.
  • Skalierbarkeit: Sie ermöglichen eine effiziente Skalierbarkeit von Anwendungen.
  • Unabhängigkeit: Clients und Server sind voneinander unabhängig und können separat entwickelt und skaliert werden.
  • Standardisierte Protokolle: Nutzt standardisierte HTTP-Methoden und Statuscodes.

RESTful APIs sind weit verbreitet und bilden die Grundlage vieler moderner Webanwendungen und Services.