FAQ Logiciel de dédouanement

L’utilisation de solutions numériques peut aider les entreprises à rendre les procédures douanières plus efficaces :

Déclaration en douane électronique :
De nombreux pays offrent désormais la possibilité d’effectuer les déclarations en douane par voie électronique. Les entreprises peuvent utiliser des logiciels spécialisés ou des plateformes en ligne pour transmettre numériquement les informations nécessaires.

Traitement automatisé des données :
Grâce à l’utilisation de technologies d’automatisation des données, les entreprises peuvent traiter leurs données douanières plus rapidement et avec plus de précision. Cela comprend la saisie et la transmission automatiques de données via des interfaces.

Plateformes basées sur le cloud :
L’utilisation de plateformes cloud permet aux entreprises de stocker leurs données en toute sécurité et d’y accéder depuis différents sites. Cela favorise la collaboration et l’échange d’informations entre les différents acteurs de la chaîne d’approvisionnement.

Formations et supports de formation :
Pour faciliter l’utilisation des solutions numériques par les collaborateurs, les entreprises doivent proposer des formations et des supports de formation. Cela contribue à améliorer l’efficacité et la précision du dédouanement.

La nécessité d’un logiciel pour la transmission des déclarations d’exportation électroniques (e-dec) dépend des exigences spécifiques de l’entreprise concernée. D’une part, le volume et la complexité doivent être pris en compte. Avec le module Swiss e-dec, il est possible de travailler avec des modèles pour les petits volumes d’envois afin de réduire les tâches répétitives. Pour des volumes d’envois plus importants ou de nombreuses positions tarifaires, l’utilisation d’une interface peut s’avérer rentable et permettre de créer une exportation directement depuis le système ERP.

1. Déclaration en douane électronique obligatoire :
Pour les livraisons avec les Incoterms FCA et supérieurs, une déclaration d’exportation est prescrite.

2. Volume d’exportation élevé :
Si votre entreprise a un volume d’exportations élevé, le traitement manuel des déclarations d’exportation peut être chronophage et source d’erreurs. Un logiciel peut automatiser le processus et accroître l’efficacité.

3. Intégration avec les systèmes de l’entreprise :
Si vous souhaitez une intégration fluide entre vos systèmes internes (par exemple, gestion commerciale, gestion des stocks) et les systèmes douaniers, un logiciel spécialisé peut établir cette connexion.

4. Nécessité d’informations en temps réel :
Si vous devez accéder aux informations douanières en temps réel, par exemple pour surveiller le statut de vos exportations ou pour répondre aux demandes des autorités douanières, une solution logicielle dotée de fonctionnalités en temps réel peut être avantageuse.

La décision de taxation électronique (DTe) joue un rôle crucial tant à l’importation qu’à l’exportation, car elle offre divers avantages pour optimiser et simplifier le processus douanier. Voici quelques raisons pour lesquelles la DTe est essentielle :

À l’importation :

1. Accélération du processus de dédouanement :
La DTe permet un traitement plus rapide de la taxation à l’importation par les autorités douanières. Les processus électroniques sont généralement plus efficaces que les procédures manuelles sur papier, ce qui entraîne une réduction des temps d’attente et des libérations plus rapides.

2. Réduction des coûts de papier :
En passant aux procédures électroniques, les entreprises peuvent économiser sur les coûts de papier. Cela comprend la réduction des documents physiques, des frais d’impression et d’expédition, ce qui est également plus respectueux de l’environnement.

3. Minimisation des erreurs :
Les procédures électroniques réduisent le risque d’erreurs humaines lors de la saisie et de la transmission des données. Cela garantit des informations exactes et précises, contribuant ainsi à un dédouanement plus fluide.

À l’exportation :

1. Traitement efficace des exportations :
Tout comme pour l’importation, la DTe accélère le processus d’exportation. C’est particulièrement important pour rendre les chaînes d’approvisionnement efficaces et garantir que les marchandises arrivent à destination dans les délais prévus.

2. Meilleur suivi et transparence :
Le traitement électronique permet un meilleur suivi du processus d’exportation. Les entreprises peuvent suivre le statut de leurs exportations en temps réel et sont mieux à même de réagir aux éventuels problèmes ou retards.

3. Données uniformes pour les autorités douanières :
La DTe garantit que les autorités douanières ont accès à des données uniformes et précises. Cela favorise la collaboration entre les entreprises et les douanes, car des informations correctes améliorent le processus douanier.

4. Conformité aux exigences légales :
Les procédures électroniques facilitent le respect des réglementations douanières. La DTe peut contribuer à garantir que toutes les informations et tous les documents requis sont disponibles conformément aux exigences légales.

Deux aspects sont essentiels pour la sécurité : d’une part, des serveurs protégés et sécurisés et, d’autre part, une connexion sécurisée.

Serveurs sécurisés

Nous utilisons exclusivement des serveurs situés en Suisse, certifiés ISO 27001, et pour lesquels nous avons conclu un contrat SLA / DPA avec le fournisseur.

Transmission sécurisée

D’une part, l’OFDF assure le transfert de données sécurisé grâce au chiffrement et, d’autre part, nous chiffrons également le transfert de données via HTTPS avec un certificat.

Vous souhaitez en savoir plus ? Nous sommes ravis de partager notre savoir-faire avec vous. Nous vous formerons, vous et votre équipe, afin que vous puissiez gérer très facilement vos exportations avec Swiss e-dec.

Avec Swiss e-dec, le trafic de données peut être validé directement à l’envoi. Il existe différents niveaux pour cela, qui sont parcourus en fonction des numéros de tarif douanier.

1. Vérifications automatisées:

Le système vérifie les saisies par rapport aux données de base et génère un message d’erreur.

2. Intégration de données en temps réel

Lors de l’envoi au serveur douanier, les données sont validées et les messages d’erreur sont affichés directement dans le système.

3. Marchandises soumises à autorisation

Les numéros de tarif douanier soumis à une obligation d’autorisation sont comparés avec Elic (système d’autorisation électronique). En l’absence d’enregistrement, aucune e-dec ne peut être reçue.

Suivi sans faille

Dans Swiss e-dec, il est possible de suivre à tout moment si le transitaire a utilisé l’e-dec et donc si une eVV valide existe.

La vérification manuelle des listes de sanctions est possible, mais il s’agit d’une tâche chronophage et potentiellement sujette aux erreurs. Les listes de sanctions sont régulièrement mises à jour, et la multitude de noms, d’organisations et de pays nécessite une vérification précise et minutieuse.

Voici les étapes de base que vous pouvez suivre si vous souhaitez vérifier manuellement les listes de sanctions :

1. Obtenez les listes de sanctions actuelles :

• • Téléchargez les listes de sanctions actuelles auprès de sources officielles, telles que les Nations Unies, l’Union européenne, l’Office of Foreign Assets Control (OFAC) des États-Unis et d’autres autorités nationales compétentes.

2. Comparez les noms :

• • Comparez les noms de personnes, d’organisations ou de pays figurant dans vos transactions commerciales avec les entrées des listes de sanctions. Veillez à identifier les correspondances éventuelles.

3. Utilisez différentes orthographes :

• • Tenez compte du fait que les noms peuvent apparaître sous différentes orthographes ou traductions. Utilisez éventuellement des synonymes, des surnoms ou des orthographes alternatives lors de votre vérification.

4. Tenez compte des noms d’emprunt :

• • Certaines entrées dans les listes de sanctions peuvent contenir des noms d’emprunt ou d’autres identifiants. Assurez-vous de les vérifier également.

5. Utilisez des outils automatisés :

• • Si disponibles, vous pouvez également utiliser des outils automatisés pour faciliter la vérification. Il existe des solutions logicielles et des API (interfaces de programmation d’applications) spécialement conçues pour la vérification des listes de sanctions.

6. Documentation et registres de conformité :

• • Tenez une documentation précise de votre vérification. Il est important d’enregistrer les résultats afin de pouvoir démontrer, en cas d’audits ou de contrôles par les autorités de surveillance, que vous avez vérifié les listes de sanctions de manière appropriée.

Il est toutefois important de noter que la vérification manuelle a ses limites. Dans de nombreux environnements professionnels, en particulier lorsqu’il s’agit de volumes de données importants, l’utilisation d’outils de conformité automatisés, basés sur l’apprentissage automatique ou des algorithmes spécialisés, est souvent plus efficace et plus précise. Ces outils peuvent analyser de grandes bases de données en peu de temps tout en améliorant la précision de la vérification.

REST (Representational State Transfer) est un style architectural utilisé pour le développement d’applications réseau. Les API RESTful (Application Programming Interfaces) sont des interfaces conçues selon les principes de REST. Voici les concepts fondamentaux et les modes de fonctionnement d’une interface API REST:

1. Identification des ressources:
En REST, tout ce qui est accessible via une API est disponible en tant que ressource. Les ressources sont identifiées par des URI (Uniform Resource Identifiers). Chaque ressource possède une URI unique qui permet d’y accéder.

2. Méthodes HTTP:
REST utilise les méthodes HTTP standard pour effectuer des actions sur les ressources. Les méthodes HTTP les plus courantes dans les API RESTful sont:

• • GET : Récupération des données d’une ressource.
  • POST : Création d’une nouvelle ressource.
  • PUT ou PATCH : Mise à jour d’une ressource existante.
  • DELETE : Suppression d’une ressource.

3. Représentations:
Les données en REST sont échangées en utilisant des formats standardisés. Les formats typiques incluent JSON (JavaScript Object Notation) ou XML (eXtensible Markup Language). Ces représentations de données sont utilisées dans les requêtes et les réponses.

4. Codes de statut:
Les codes de statut HTTP sont utilisés pour indiquer le statut de la requête. Par exemple, le code de statut 200 signifie « Succès », 404 « Non trouvé » et 500 une erreur de serveur.

5. Apatridie:
Les API RESTful sont apatrides, ce qui signifie que chaque requête du client contient toutes les informations dont le serveur a besoin pour comprendre et traiter la requête. Le serveur ne stocke aucune information sur l’état du client entre les requêtes.

Avantages des API REST:

• • Interfaces simples : Les API RESTful sont faciles à comprendre et à utiliser.
  • Scalabilité : Elles permettent une mise à l’échelle efficace des applications.
  • Indépendance : Les clients et les serveurs sont indépendants les uns des autres et peuvent être développés et mis à l’échelle séparément.
  • Protocoles standardisés : Utilise des méthodes et des codes de statut HTTP standardisés.

Les API RESTful sont largement répandues et constituent la base de nombreuses applications et services web modernes.