FAQ Logiciel de dédouanement

L’utilisation de solutions numériques peut aider les entreprises à rendre les procédures douanières plus efficaces:

Déclaration en douane électronique:
De nombreux pays offrent désormais la possibilité d’effectuer les déclarations en douane par voie électronique. Les entreprises peuvent utiliser des logiciels spéciaux ou des plateformes en ligne pour transmettre les informations nécessaires numériquement.

Traitement automatisé des données:
Grâce à l’utilisation des technologies d’automatisation des données, les entreprises peuvent traiter leurs données douanières plus rapidement et avec plus de précision. Cela inclut la collecte et la transmission automatiques des données via des interfaces.

Plateformes basées sur le cloud:
L’utilisation de plateformes cloud permet aux entreprises de stocker leurs données en toute sécurité et d’y accéder depuis différents sites. Cela favorise la collaboration et l’échange d’informations entre les différents acteurs de la chaîne logistique.

Formations et matériel de formation :
Pour faciliter l’utilisation des solutions numériques pour les employés, les entreprises devraient proposer des formations et du matériel de formation. Cela contribue à améliorer l’efficacité et la précision du dédouanement.

La nécessité d’un logiciel pour la transmission des déclarations d’exportation électroniques (e-dec) dépend des exigences spécifiques de l’entreprise concernée. D’une part, le volume et la complexité doivent être pris en compte. Avec le module Swiss e-dec, il est possible de travailler avec des modèles pour les volumes d’envois plus faibles afin de réduire les efforts répétitifs. Pour des volumes d’envois plus importants ou de nombreuses positions douanières, l’utilisation d’une interface peut être judicieuse, permettant ainsi de créer une exportation directement à partir du système ERP.

1. Déclaration en douane électronique obligatoire :
Pour les livraisons avec les Incoterms FCA et supérieurs, une déclaration d’exportation est obligatoire.

2. Volume d’exportation élevé :
Si votre entreprise a un volume d’exportation élevé, le traitement manuel des déclarations d’exportation peut être chronophage et sujet aux erreurs. Un logiciel peut automatiser le processus et augmenter l’efficacité.

3. Intégration avec les systèmes d’entreprise :
Si vous souhaitez une intégration transparente entre vos systèmes d’entreprise internes (par exemple, gestion des marchandises, gestion d’entrepôt) et les systèmes douaniers, un logiciel spécialisé peut établir cette connexion.

4. Nécessité d’informations en temps réel :
Si vous avez besoin d’accéder en temps réel aux informations douanières, par exemple pour surveiller le statut de vos exportations ou pour répondre aux demandes des autorités douanières, une solution logicielle avec des fonctionnalités en temps réel peut être avantageuse.

La décision de taxation électronique (eVV) joue un rôle crucial aussi bien à l’importation qu’à l’exportation, car elle offre divers avantages pour optimiser et simplifier le processus douanier. Voici quelques raisons pour lesquelles l’eVV est essentielle:

Pour l’importation:

1. Accélération du processus de dédouanement :
L’eVV permet un traitement plus rapide des taxations à l’importation par les autorités douanières. Les processus électroniques sont généralement plus efficaces que les procédures manuelles basées sur papier, ce qui réduit les temps d’attente et accélère les libérations.

2. Réduction des coûts de papier :
En passant aux procédures électroniques, les entreprises peuvent économiser sur les coûts de papier. Cela comprend la réduction des documents papier, des coûts d’impression et d’expédition, ce qui est également plus respectueux de l’environnement.

3. Minimisation des erreurs :
Les procédures électroniques réduisent le risque d’erreurs humaines lors de la saisie et de la transmission des données. Cela conduit à des informations exactes et précises, ce qui contribue à son tour à un dédouanement plus fluide.

Pour l’exportation:

1. Traitement efficace des exportations :
Tout comme pour les importations, l’eVV accélère le processus d’exportation. Ceci est particulièrement important pour organiser des chaînes d’approvisionnement efficaces et garantir que les marchandises arrivent à destination à temps.

2. Meilleure surveillance et transparence :
Le traitement électronique permet un meilleur suivi du processus d’exportation. Les entreprises peuvent suivre le statut de leurs exportations en temps réel et sont mieux à même de réagir à d’éventuels problèmes ou retards.

3. Données uniformes pour les autorités douanières :
L’eVV garantit que les autorités douanières ont accès à des données uniformes et précises. Cela favorise la coopération entre les entreprises et les autorités douanières, car des informations correctes améliorent le processus douanier.

4. Conformité aux exigences légales :
Les procédures électroniques facilitent le respect des réglementations douanières. L’eVV peut contribuer à garantir que toutes les informations et documents requis sont disponibles conformément aux exigences légales.

Pour la sécurité, deux aspects sont importants : des serveurs protégés et sécurisés, et une connexion sécurisée.

Serveurs sécurisés

Nous utilisons uniquement des serveurs en Suisse certifiés ISO 27001 et avec lesquels nous avons un contrat SLA / DPA avec le fournisseur.

Transmission sécurisée

D’une part, l’OFDF assure le transfert sécurisé des données par des chiffrements, et d’autre part, nous chiffrons également le transfert de données avec HTTPS et un certificat.

Vous souhaitez en savoir plus ? Nous sommes ravis de partager notre savoir-faire avec vous. Nous vous formerons, vous et votre équipe, afin que vous puissiez gérer très facilement vos exportations avec Swiss e-dec.

Avec Swiss e-dec, le trafic de données peut être validé directement à l’envoi. Il existe différents niveaux pour cela, qui sont parcourus en fonction des numéros de tarif douanier.

1. Vérifications automatisées:

Le système vérifie les saisies par rapport aux données de base et génère un message d’erreur.

2. Intégration de données en temps réel

Lors de l’envoi au serveur douanier, les données sont validées et les messages d’erreur sont affichés directement dans le système.

3. Marchandises soumises à autorisation

Les numéros de tarif douanier soumis à une obligation d’autorisation sont comparés avec Elic (système d’autorisation électronique). En l’absence d’enregistrement, aucune e-dec ne peut être reçue.

Suivi sans faille

Dans Swiss e-dec, il est possible de suivre à tout moment si le transitaire a utilisé l’e-dec et donc si une eVV valide existe.

La vérification manuelle des listes de sanctions est possible, mais c’est une tâche chronophage et potentiellement sujette aux erreurs. Les listes de sanctions sont régulièrement mises à jour, et la multitude de noms, d’organisations et de pays exige une vérification précise et minutieuse.

Voici les étapes de base que vous pouvez suivre si vous souhaitez vérifier manuellement les listes de sanctions:

1. Procurez-vous les listes de sanctions actuelles:

• • Téléchargez les listes de sanctions actuelles auprès de sources officielles, telles que les Nations Unies, l’Union européenne, l’Office of Foreign Assets Control (OFAC) des États-Unis et d’autres autorités nationales compétentes.

2. Comparez les noms:

• • Comparez les noms des personnes, organisations ou pays impliqués dans vos transactions commerciales avec les entrées figurant sur les listes de sanctions. Soyez attentif aux correspondances possibles.

3. VUtilisez différentes orthographes:

• • Tenez compte du fait que les noms peuvent apparaître sous différentes orthographes ou traductions. Utilisez éventuellement des synonymes, des surnoms ou des orthographes alternatives lors de votre comparaison.

4. Tenez compte des alias:

• • Les entrées individuelles dans les listes de sanctions peuvent contenir des alias ou d’autres identifiants. Assurez-vous de les vérifier également.

5. Utiliser des outils automatisés:

• • Si disponibles, vous pouvez également utiliser des outils automatisés pour faciliter la comparaison. Il existe des solutions logicielles et des API (Application Programming Interfaces) spécialement conçues pour la vérification des listes de sanctions.

6. Documentation et registres de conformité:

• • Tenez une documentation précise de votre processus de comparaison. Il est important d’enregistrer les résultats afin de pouvoir prouver, en cas d’audits ou de contrôles par les autorités de surveillance, que vous avez correctement vérifié les listes de sanctions.

Il est toutefois important de noter que la vérification manuelle a ses limites. Dans de nombreux environnements commerciaux, en particulier lorsqu’il s’agit de grandes quantités de données, l’utilisation d’outils de conformité automatisés basés sur l’apprentissage automatique ou des algorithmes spécialisés est souvent plus efficace et plus précise. De tels outils peuvent parcourir de grandes bases de données en peu de temps et ainsi améliorer la précision de la vérification.

REST (Representational State Transfer) est un style architectural utilisé pour le développement d’applications réseau. Les API RESTful (Application Programming Interfaces) sont des interfaces conçues selon les principes de REST. Voici les concepts fondamentaux et les modes de fonctionnement d’une interface API REST:

1. Identification des ressources:
En REST, tout ce qui est accessible via une API est disponible en tant que ressource. Les ressources sont identifiées par des URI (Uniform Resource Identifiers). Chaque ressource possède une URI unique qui permet d’y accéder.

2. Méthodes HTTP:
REST utilise les méthodes HTTP standard pour effectuer des actions sur les ressources. Les méthodes HTTP les plus courantes dans les API RESTful sont:

• • GET : Récupération des données d’une ressource.
  • POST : Création d’une nouvelle ressource.
  • PUT ou PATCH : Mise à jour d’une ressource existante.
  • DELETE : Suppression d’une ressource.

3. Représentations:
Les données en REST sont échangées en utilisant des formats standardisés. Les formats typiques incluent JSON (JavaScript Object Notation) ou XML (eXtensible Markup Language). Ces représentations de données sont utilisées dans les requêtes et les réponses.

4. Codes de statut:
Les codes de statut HTTP sont utilisés pour indiquer le statut de la requête. Par exemple, le code de statut 200 signifie « Succès », 404 « Non trouvé » et 500 une erreur de serveur.

5. Apatridie:
Les API RESTful sont apatrides, ce qui signifie que chaque requête du client contient toutes les informations dont le serveur a besoin pour comprendre et traiter la requête. Le serveur ne stocke aucune information sur l’état du client entre les requêtes.

Avantages des API REST:

• • Interfaces simples : Les API RESTful sont faciles à comprendre et à utiliser.
  • Scalabilité : Elles permettent une mise à l’échelle efficace des applications.
  • Indépendance : Les clients et les serveurs sont indépendants les uns des autres et peuvent être développés et mis à l’échelle séparément.
  • Protocoles standardisés : Utilise des méthodes et des codes de statut HTTP standardisés.

Les API RESTful sont largement répandues et constituent la base de nombreuses applications et services web modernes.