Die Schnittstelle zur Entlastung: REST API

Warum eine Schnittstelle zum ERP-System?

Enterprise-Resource-Planning sind zentrale Systeme für die Bewältigung und Verwaltung sämtlicher unternehmerischer Aufgaben. Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne ein solches Softwaresystem aus. In einem solchen System werden beispielsweise Kunden- und Lieferantenbestellungen erfasst. Sämtliche Daten werden auch für Import-, resp. Exportsendungen benötigt. Für den Export werden nebst den Kunden und Artikelangaben auch noch zollspezifische Angaben benötigt. Um alle notwendigen Informationen für eine Exportsendung zu bekommen, werden meist die Informationen manuell erfasst und befinden sich dann in unterschiedlichen Systemen. Das ist nicht nur viel Aufwand und fehleranfällig, sondern bei Änderung der Kundenbestellung muss beachtet werden, dass alles angepasst wird.

Die API-Schnittstelle für Sanktionslistenprüfungen und mehr

Die Schnittstelle zur Entlastung: REST API

Diese Arbeit kann mit einer Schnittstelle automatisiert werden. Eine Schnittstelle soll unabhängig vom ERP System die relevanten Daten synchronisieren und einen hohen Sicherheitsstandart bezüglich Datensicherheit und unbefugten Angriffen bieten. Mit einer REST API lässt sich eine geeignete Schnittstelle aufbauen.

Was ist eine REST API?

Representational State Transfer (abgekürzt REST) ist vereinfacht gesagt ein Webservices. REST hat das Ziel, durch einheitliche Schnittstellen, den Anforderungen des modernen Web gerecht zu werden.
Der Zweck von REST liegt schwerpunktmässig auf der Maschine-zu-Maschine-Kommunikation. REST stellt eine einfache Alternative zu ähnlichen Verfahren wie SOAP und WSDL und dem verwandten Verfahren RPC dar. Anders als bei vielen verwandten Architekturen kodiert REST keine Methodeninformation in den URI, da der URI Ort und Namen der Ressource angibt, nicht aber die Funktionalität, die der Web-Dienst zu der Ressource anbietet.
Der Vorteil von REST liegt darin, dass im WWW bereits ein Großteil der für REST nötigen Infrastruktur (z. B. Web- und Application-Server, HTTP-fähige Clients, HTML- und XML-Parser, Sicherheitsmechanismen) vorhanden ist, und viele Web-Dienste per se REST-konform sind. Eine Ressource kann dabei über verschiedene Medientypen dargestellt werden, auch Repräsentation der Ressource genannt.
https://de.wikipedia.org/wiki/Representational_State_Transfer

Eine API (Application Programming Interface) ist ein Satz von Befehlen, Funktionen, Protokollen und Objekten, , um eine Software zu erstellen oder mit einem externen System zu interagieren. Sie stellt Standardbefehle für die Ausführung allgemeiner Operationen zur Verfügung, so dass Codes nicht von Grund auf neu geschrieben werden müssen. Somit wird der Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen um ein Vielfaches beschleunigt und vereinfacht.

Wie funktioniert die Prüfung der Sanktionslisten über eine API?

Werden Adressen neu erstellt oder angepasst, werden die Daten wie Name und Adresse über einen Web-service an das Swiss sanctions übermitteln. Dabei werden drei Kategorien entschieden:

  1. Der Eintrag befindet sich auf der Whitelist => der Name ist freigeben
  2. Der Eintrag befindet sich auf der Blacklist => der Name ist für sämtliche Transaktionen gesperrt
  3. Der Eintrag befindet sich im Workflow => Es muss manuell entschieden werden, ob es sich um einen potenziellen Treffer handelt. Bis zur Entscheidung sind sämtliche Transaktionen gesperrt.

Durch die automatische und direkte Kommunikation ERP <=> Swiss sanctions kann direkt Gewissheit geschaffen werden. Alle notwendigen Informationen wie: Zeitstempel, wer hat die Entscheidung getroffen und die Adressinformationen werden protokolliert. So können die Informationen auch entlang der Auftragserstellung genutzt werden. So kann beispielsweise die Abfrage in der Offertphase, bei der Bestellung der Rohmaterialien und vor dem Export gemacht werden.
Ein weiterer Vorteil besteht mit der Kombination Swiss e-dec. Vor der e-dec Erstellung wird der Name mit den Sanktionslisten verglichen und bei einem potenziellen Treffer wird die e-dec Erstellung blockiert. Über einen Sonderstatus kann eine temporäre Sperre eingestellt werden. Das zum Beispiel dann nützlich, wenn die Auslieferung aufgrund einer offenen Zahlung gestoppt wurde. In einem solchen Fall kann sichergestellt werden, dass keine Dokumente erstellt werden und die Weiterverarbeitung erst nach Rücksprache mit der Zuständigen Stelle erfolgen kann.

Wie funktioniert die Abwicklung mit Swiss Transport / Swiss e-dec über eine API?

Grundlage ist die Kundenbestellung. Eine Kundenbestellung wir in den meisten Fällen im ERP-System erstellt und gepflegt. Sämtliche Daten aus der Kundenbestellung können über eine API – Schnittstelle an das Swiss Transport, resp. Swiss e-dec übergeben werden. Der Unterschied zwischen den beiden Systemen ist der erweiterte Funktionsumfang von Swiss Transport. Während im Swiss e-dec die Ausfuhrliste, Zollrechnung, Lieferschein, Packliste und EUR.1 werden kann, ist im Swiss Transport auch noch die Bewirtschaftung eines externen Logistik-HUB möglich. Meist verfügt der externe Logistikdienstleister über keine Anbindung zum ERP System. Das hat zur Folge, dass sämtliche Daten per e-mail übermittelt werden und von Hand erfasst werden müssen.
Das ist nicht nur kostenintensiv und fehleranfällig, sondern dadurch geht auch die Übersicht verloren. Mit Swiss Transport lässt sich genau diese Lücke schliessen. Der Logistikdienstleister bekommt einen Zugang, worin er den Wareneingang (gelieferte Ware) verfolgen und buchen kann. Dadurch wird der Lagerbestand beim Logistikdienstleister sichtbar. Nach der Kommissionierung durch den Logistikdienstleister wird die Bestandsmenge korrigiert und ganze Transaktion ist, wenn nötig, bis auf Chargenebene dokumentiert.
Der grosse Vorteil liegt darin, dass der Logistikdienstleister alle Informationen hat und direkt bearbeiten kann und schlussendlich für alle Prozessbeteiligten jeder Zeit transparent einsehbar sind.
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